FAQ – Foire aux questions

 

Je ne peux pas créer mon compte, pourquoi reçois-je un message d’erreur ?

Qui doit être le Point focal de mon organisation ?

Je souhaite créer un audit pour une organisation qui a déjà été auditée, mais je ne connais pas le nom du Point focal. Que dois-je faire ?

Lorsque je crée un audit, je ne trouve pas le nom du PSF audité dans la liste déroulante. Que dois-je faire ?

Qui devrait créer l’audit ?

De combien de temps je dispose pour effectuer mon audit en ligne ?

Comment puis-je être sûr(e) que mes données sont enregistrées ?

Comment puis-je être sûr(e) que mes données sont sécurisées ?

Quelle est la différence entre remplir et finir un audit ?

J’ai reçu un e-mail m’invitant à participer à un audit. Qu’est-ce que cela veut dire ?

J’ai reçu un e-mail m’informant que je suis inscrit en tant que collaborateur de mon organisation. Qu’est-ce que cela veut dire?

Je n’ai pas reçu l’e-mail d’invitation / l’e-mail pour réinitialiser mon mot de passe

Pourquoi mes scores ne sont-ils pas mis à jour ?

Je reçois un message d’erreur lorsque j’essaie d’ouvrir le rapport SPI. Pourquoi je ne peux pas ouvrir ce rapport ?

Comment les réseaux et les investisseurs peuvent-ils tirer le meilleur parti de SPI ?

J’ai un ancien fichier Excel SPI4 que je souhaite télécharger sur mon compte SPI. Comment faire ?


Je ne peux pas créer mon compte, pourquoi reçois-je un message d’erreur ?

Erreur : cette adresse e-mail existe déjà.

CERISE ou votre organisation a peut-être créé un compte pour vous, ou bien vous avez déjà utilisé votre e-mail pour créer un compte.

Vérifiez vos e-mails (et spams) pour trouver l’identifiant et le mot de passe. Si vous ne les trouvez pas, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » pour réinitialiser votre mot de passe. Pensez à vérifier vos spams !

Si les difficultés persistent malgré tout, contactez CERISE support@cerise-spm.org


Erreur : cette organisation existe déjà. Veuillez contacter son administrateur pour créer un compte.

Cela signifie que quelqu’un dans votre organisation a déjà créé un compte sur SPI et que cette personne est le Point focal de votre organisation.

Si vous ne savez qui est le Point focal, contactez CERISE support@cerise-spm.org

Qui doit être le Point focal de mon organisation ?

Le Point focal doit être une personne qui connaît les membres du personnel et qui est prête à gérer le compte de l’organisation sur SPI en ligne.

Ce n’est pas nécessairement la personne qui remplira l’audit. En effet, l’audit peut être réalisé par un auditeur externe, par exemple. Selon la taille et l’organisation interne du PSF, le Point focal peut être le PDG ou le responsable des opérations, ou encore le responsable GPS, etc.

RECOMMANDATION DE CERISE
Dans le cas d’une Auto-évaluation, l’idéal serait que le responsable de l’audit en ligne soit le Point focal du PSF. Cependant, si le Point focal et le responsable de l’audit sont deux personnes différentes, assurez-vous d’écrire le nom de l’auditeur dans le titre de votre audit.

Je souhaite créer un audit pour une organisation qui a déjà été auditée, mais je ne connais pas le nom du Point focal. Que dois-je faire ?

Si vous êtes membre du personnel du PSF audité, le « Nom du Point focal du PSF » sera automatiquement renseigné.

Si vous êtes un Auditeur externe, du moment que vous écrivez correctement le nom du PSF (c’est-à-dire de la même manière qu’il est inscrit dans SPI en ligne), le « Nom du Point focal du PSF » sera automatiquement renseigné.

Voir la liste des PSF enregistrés dans SPI en ligne. La prochaine version de SPI en ligne présentera les noms des PSF dans une liste déroulante !

Si le « Nom du Point focal du PSF » n’est pas renseigné automatiquement, cela peut signifier que le PSF n’est pas encore enregistré sur SPI. Contactez support@cerise-spm.org et le PSF pour faciliter le processus d’inscription.

Lorsque je crée un audit, je ne trouve pas le nom du PSF audité dans la liste déroulante. Que dois-je faire ?

Cela signifie que ce PSF n’est pas encore enregistré sur SPI. Contactez support@cerise-spm.org et le PSF pour faciliter le processus d’inscription.

Qui devrait créer l’audit (et devenir Propriétaire) ?

Le PSF mène une Auto-évaluation (audit interne) :

Dans ce cas, nous suggérons que la personne chargée de mener l’audit crée l’audit. Il peut s’agir du Point focal du PSF, mais pas nécessairement. N’oubliez pas que la personne qui crée l’audit devient le Propriétaire de cet audit, et est la seule à pouvoir gérer les autorisations de partage et inviter d’autres personnes à participer à l’audit.


Le PSF est accompagné par un Auditeur externe pendant le processus d’audit :

Le Point focal du PSF ou bien l’Auditeur externe peut créer l’audit.

RECOMMANDATION DE CERISE
Nous suggèrons que le Point focal du PSF crée l’audit, ce qui fait de lui le Propriétaire, puis invite l’Auditeur externe à modifier l’audit. De cette façon, les PSF sont sûrs de pouvoir visualiser les résultats de leurs audits.

Si l’Auditeur externe crée l’audit, il devient le Propriétaire et doit inviter le personnel du PSF à VOIR ou MODIFIER l’audit.

Si l’Auditeur externe n’invite pas de personnel du PSF, l’audit ne sera pas associé à ce PSF ni au pays où se déroulent les opérations. Le nom et le pays du PSF n’apparaîtront donc pas sur les tableaux de bord de résultats.

De combien de temps je dispose pour effectuer mon audit en ligne ?

Vous n’avez pas de délai pour réaliser votre audit sur SPI. Vous pouvez finir votre audit une fois que vous avez rempli 100% du questionnaire.

Comment puis-je être sûr(e) que mes données sont enregistrées ?

SPI enregistre automatiquement les modifications que vous apportez. Votre session restera ouverte pendant 2 heures même si vous n’êtes pas actif. Si vous êtes inactif pendant plus de 2 heures, vous serez automatiquement déconnecté de votre compte, mais aucun message ne le signale dans la version actuelle. Vous devez vous reconnecter pour vous assurer que toutes les modifications ont été enregistrées.

RECOMMANDATION DE CERISE 
Si vous avez été inactif pendant plus de 2 heures, nous vous conseillons de vous déconnecter puis vous reconnecter manuellement à votre compte, pour vous assurer que toutes les nouvelles modifications seront bien enregistrées. 

Comment puis-je être sûr(e) que mes données sont sécurisées ?

Merci de vous référer à notre politique de sécurité des données.

Quelle est la différence entre remplir un audit et finir un audit ?

Un audit rempli signifie que vous avez répondu à 100% des indicateurs obligatoires. Vous pouvez alors visualiser en ligne le Rapport sur les Normes Universelles, le Rapport de la Protection des Clients, et vous pouvez exporter vos résultats dans un fichier Excel.

Finir un audit signifie que CERISE reçoit une notification pour revoir votre audit afin de l’intégrer dans la base de données SPI4 et déterminer s’il peut être utilisé dans les benchmarks. Il est important de finir un audit, afin que la base de données SPI4 continue de croître et de fournir aux utilisateurs des benchmarks pertinents !

Une fois que vous avez cliqué sur « Finir l’audit », l’audit est verrouillé et vous ne pouvez plus apporter de modifications. Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez demander à CERISE de déverrouiller votre audit si nécessaire sur support@cerise-spm.org.

J’ai reçu un e-mail m’invitant à participer à un audit. Qu’est-ce que cela veut dire ?

Cela signifie que la personne qui a créé l’audit souhaite que vous accédiez à cet audit sur SPI.

Vous pouvez faire des modifications et ajouter des commentaires.

Pour accéder à l’audit, cliquez sur le lien dans l’e-mail que vous avez reçu. Ensuite, créez un compte ou connectez-vous sur SPI.

L’audit auquel vous avez été invité apparaîtra sur la page « Mes audits ».

J’ai reçu un e-mail m’informant que je suis inscrit en tant que collaborateur de mon organisation. Qu’est-ce que cela veut dire ?

Cet e-mail signifie que votre collègue souhaite vous inscrire en tant que membre de l’organisation sur SPI. Suivez le lien pour vous inscrire ou vous connecter sur SPI.

Sur la page « Mes audits », vous verrez tous les audits que votre collègue partage avec vous.

Je n’ai pas reçu l’e-mail d’invitation / l’e-mail pour réinitialiser mon mot de passe

Vérifiez dans vos spams ! Parfois, les e-mails de SPI arrivent dans les spams. Assurez-vous de marquer l’adresse utilisée dans l’e-mail comme non-spam pour éviter ce problème à l’avenir. Si vous ne trouvez pas l’e-mail dans vos spams, contactez CERISE sur support@cerise-spm.org

Pourquoi mes scores ne sont-ils pas mis à jour ?

La progression et les scores ne sont mis à jour que lorsque vous cliquez sur une autre section.

Je reçois un message d’erreur lorsque j’essaie d’ouvrir le rapport SPI. Pourquoi je ne peux pas ouvrir ce rapport ?

Avec certains navigateurs (dont Mozilla Firefox), il n’est pas possible d’ouvrir le fichier directement. Vous devez télécharger le fichier sur votre ordinateur puis l’ouvrir.

Comment les réseaux et les investisseurs peuvent-ils partager les audits avec leurs membres et partenaires ?

Avec SPI, les réseaux et les investisseurs ont désormais un moyen simple de centraliser et partager tous leurs audits.

 

ÉTAPE 1 – CRÉER LES COMPTES

Le Siège du réseau et chaque filiale créent leurs propres comptes individuels. En prenant comme exemple le réseau BRAC, cela signifie que :

  • BRAC International Microfinance a son propre compte, avec son propre Point focal
  • BRAC Ouganda a son propre compte, avec son propre Point focal (le Coordinateur GPS, par exemple)
  • BRAC Rwanda a son propre compte, avec son propre Point focal
  • etc. !

IMPORTANT ! Si vous avez partagé un audit avec CERISE par le passé, il se peut que nous ayons déjà créé votre compte sur SPI. Vérifiez vos e-mails du 27 mai 2020 pour trouver votre identifiant et votre mot de passe, ou contactez CERISE.

ÉTAPE 2 – CRÉER UN AUDIT 

Le Point focal du Siège doit créer l’audit pour son affilié puis, dans les Paramètres d’audit, il doit partager l’audit avec le Point focal de l’affilié (et d’autres membres du personnel si nécessaire) en accordant le droit de MODIFICATION, afin que l’affilié puisse compléter l’audit.

Les deux parties peuvent désormais participer à l’audit ou simplement voir les résultats finaux.

J’ai un ancien fichier Excel SPI4 que je souhaite télécharger sur mon compte SPI. Comment faire ?

Cela fonctionne pour les versions 2.0 et ultérieures du fichier SPI4 en Excel. Regardez la partie centrale supérieure de la page d’accueil pour vérifier la version que vous utilisez.

1. Connectez-vous à votre compte SPI.

2. Créez un Nouvel audit.

3. Cela vous amène aux Paramètres d’audit. Remplissez les paramètres :

  • Assurez-vous que la langue de l’audit est la même que la langue de votre fichier SPI4 en Excel
  • Assurez-vous de sélectionner les mêmes modules pour l’audit que dans votre fichier SPI4 en Excel
  • Avant de saisir le nom du PSF, vérifiez d’abord s’il a déjà un compte sur SPI en consultant la Liste des PSF enregistrés sur SPI (Centre d’assistance > Ressources SPI)
  • Si oui, assurez-vous d’écrire le nom exact du PSF, tel que le PSF l’a écrit lors de la création du compte SPI (par exemple, si le PSF a écrit CEAPE-PE, assurez-vous d’utiliser le même nom. Si vous saisissez un nom incorrect, par exemple CEAPE PE (sans tiret), le nom du Point focal n’apparaîtra pas automatiquement, et le nom du PSF n’apparaîtra pas sur vos rapports.

4. Cliquez sur « Démarrer hors ligne ».

5. Cela générera automatiquement un SPIflat. (Vous pouvez également démarrer en ligne, puis cliquer sur SPIflat et exporter un SPIflat).

6. Exportez votre audit. Cela vous donne un fichier SPIflat vide au format Excel (la page d’accueil sera remplie avec les données que vous avez renseignées dans les Paramètres d’audit).

7. Maintenant, le gros du travail. Copiez et collez vos réponses et commentaires du fichier Excel SPI4 dans le fichier Excel SPIflat pour les sections Informations sur l’organisation (Org info) et Questionnaire. SOYEZ ATTENTIFS !

  • La section Org info dans SPIflat est légèrement différente de celle du fichier Excel SPI4. Copiez et collez vos données avec soin !
  • Il y a de nouvelles données de portefeuille dans la section Org Info – soit vous avez les informations et vous les mettez dans le SPIflat, soit vous mettez 0 dans les informations manquantes (BPL par secteur et par activités)
  • Collez vos commentaires provenant du fichier Excel SPI4 dans la colonne intitulée « Comment to import 1 » du SPIflat, et non dans celle grisée intitulée « Commentaires exportés (ne pas modifier) ». Lors de la saisie de chiffres :
    • Pas de séparateurs pour les milliers (1000000 et non 1,000,000 ou 1.000.000 ni 1 000 000)
    • Évitez autant que possible les décimales pour les grands nombres
    • Dans le SPIflat, pour les ratios financiers qui prennent des pourcentages (Org Info / Informations financières), utilisez une virgule ou un point en fonction de ce qui est utilisé sur votre application Excel et votre ordinateur.

8. Une fois que vous avez fini de coller vos réponses et commentaires provenant du fichier Excel SPI4 dans le SPIflat, réimportez ce SPIflat dans SPI en ligne.

9. Les scores peuvent être légèrement différents dans l’audit SPI en ligne. SPI en ligne note les réponses « N/A » un peu différemment, et vous pourriez donc voir une petite différence.

10. Cliquez sur « Finir l’audit ».

D’autres questions ? Des suggestions ? support@cerise-spm.org